שירותי משרד בנס ציונה - מומלצי 2024

שירותי משרד, נקבעים בעיקרון על פי שני מדדים: הצורך של המשרד כפי שהוא מוגדר בתחילת הקשר בין הגורם שמספק את השירות לבין הגורם שמקבל אותו, וכן גודל המשרד, סוג העבודה והעצימות שלה.

בעיקרון, שירותי משרד מתבססים בעיקר על כל מה שקשור לעבודת מזכירות, החל מלקבל ולהוציא שיחות, רישום ביומנים ובמקורות אחרים, הדפסות, מענה לפניות, ניהול הכנסות והוצאות, גבייה, טיפול בלקוחות ועוד.

בשנים האחרונות אנחנו יכולים למצוא הרבה מאוד בעלי משרדים, המעדיפים לשכור שירותי משרד במיקור חוץ ולא לשכור עובד/ת במיוחד לשם כך. יש לכך סיבות שונות:

• מבחינת עלויות, זה יוצא זול יותר. 
• הקשר פחות מחייב. 
• הרבה פעמים מדובר על גורמים מקצועיים שהוכשרו לתפקיד. 
• יותר גמישות בתהליך העבודה ובקשר מול העובד. 
• בית העסק איננו אחראי על תנאים סוציאליים ודברים שיכולים להשפיע מבחינה כלכלית
• קל יותר לייצר דרישות מסוימות מול עובדים חיצוניים מאשר מול עובדים מתוך העסק.

כאמור, האופציה האופטימאלית עבור משרדים הוא לשכור שירותים במיקור חוץ. יש מספר אפשרויות לכך:

• שימוש בחברה שמספקת שירותים למשרדים ועסקים שונים.
• העסקת פרילנסרים שמספקים שירותי משרד
• העסקת סטודנטים בזמן לימודיהם, עובדים בחצי משרה ולעיתים אפילו אנשים מבוגרים שיצאו לפנסיה ומחפשים מקור הכנסה נוסף. 
• העסקה דרך רשתות חברתיות ואתרי אינטרנט שונים בתחום.

צריך לזכור, כששוכרים שירותי משרד במיקור חוץ, אף על פי שלא מדובר בעובדים מן המניין, עדיין מוטל עליהם תפקיד משמעותית, עבודה רצינית והכי חשוב, מדובר על עבודה בחומרים החשובים והמשמעותיים ביותר של בית העסק. לכן יש להקפיד על מספר פרמטרים:

• אמינות ויושרה
• דיסקרטיות 
• נאמנות ללקוח
• יכולת לבצע כל סוג של עבודה 
• יכולת לספק שעות עבודה קבועות או משתנות, על פי הצורך
• שירותיות ברמה גבוהה
• סדר וניקיון
• היכרות עם תוכנות מתאימות
• כימיה אישית טובה
• הבנה של התפקיד, המשמעות והחשיבות שלו
• עמידה בזמנים
• דייקנות והקפדה על תשומת לב לפרטים הקטנים.

באופן עקרוני כל בעל עסק, בעל משרד, בעל מקצוע, יכול להיעזר בשירות זה, בתנאי כמו שזה רלוונטי ויכול לשרת ולקדם אותו. אלה יכולים להיות בעלי מקצוע בשוק החופשי, אנשי עסקים, בעלי משרדים, בעלי חברות, אמנים ועוד.

באופן טבעי, שירותי משרד במיקור חוץ מתאימים בעיקר לעסקים ובעלי מקצוע קטנים שאינם מעסיקים עובדים ולא משתלם להם לגייס עובדים במשרה מלאה או חלקית לשירותי משרד, אלא לשכור שירות דרך מקור חיצוני.

עלות שירותי משרד נקבעת על פי פרמטרים שונים, בין אם זה בהתאם לאופי השירות, בין אם זה בהתאם לאופי הגורם המספק ועל פי הלקוח וכמות העובדים או הלקוחות שנהנים ממנו.

חשוב לציין, בדרך כלל נהוג לקנות חבילות עם מספר מסוימים של שירותים על פי הצורך. החבילות נקבעות על פי השירות וכן על פי כמות השעות המסופקות.

חבילה בסיסית  תעלה בין 3500-4000 שקל (ניהול כספים, ניהול מיילים)

חבילה מתקדמת תעלה בין 5500-6000 שקל (ניהול כספים, ניהול מיילים, ניהול יומן, ניהול עובדים)

חבילה מקצועית – 7500-8000 שקל (ניהול כספים, ניהול מיילים, ניהול עובדים, ניהול לו"ז, ניהול ספקים, ניהול לקוחות).